Nicht zahlende Kunden – wie können Außenstände gesichert werden

Ein Unternehmen ist keine Bank, doch nicht zahlende Kunden nutzen dieses genauso. Sobald ein Kunde nicht zahlt, dann sollte schnell gehandelt werden.

Zahlungsausfälle sind ein Problem für die deutsche Wirtschaft

Besonders für die kleinen und mittelständischen Unternehmen kann der Ausfall von einzelnen Forderungen mitunter die Existenz bedrohen und zu GmbH Problemen führen. Dabei können die Gründe für die Zahlungsausfälle vielfältig sein. Dies kann ein plötzlicher Liquiditätsengpass sein, aber auch eine schlechte Zahlungsmoral von Geschäfts- oder Privatkunden sowie Betrügereien.

Die Prüfung der Bonität ist Pflicht – auch bei kleinen Betrieben

Wenn es darum geht offene Außenstände zu sichern, dann liegt die Kunst darin, die „faulen“ Kunden aufzuspüren. Besonders ein kleines Unternehmen, das personell nicht über die Kapazitäten hat, genau die Zahlungseingänge zu analysieren, um so daraus Rückschlüsse auf die Bonität des Kunden zu ziehen. Daher ist es ratsam, dass sich diese Unternehmen sich an eine Wirtschaftsauskunftei wenden und sich von jedem neuen Kunden eine schriftliche Auskunft einholen.

Das dies nicht gemacht wird, liegt vor allem an den Kosten einer Mitgliedschaft bei einer Wirtschaftsauskunftei. Aber diese werden bereits dadurch kompensiert, wenn ein Kunde, der als unzuverlässig eingestuft wird, entlarvt wird, womit zugleich ein geschäftliches Risiko ausgeschlossen werden kann. Zudem sind die automatischen Nachtragsverfahren der Auskunfteien nutzbar, um die Zahlungsmoral der bestehenden Kunden weiter zu verfolgen. Bekannte und führende Wirtschaftsauskunfteien bieten zudem viele andere Dienstleistungen an.

Ein guter Kunde, der nachweislich die vorgegebenen Zahlungsziele ignoriert, sollte bei einer Erinnerung oder Mahnung darauf hingewiesen wird, dass nach Ablauf der Frist die schlechte Zahlungsmoral an die Wirtschaftsauskunftei gemeldet wird. Dadurch wird er dort schlechter eingestuft, wobei es gilt, dass die Verhältnismäßigkeit stets berücksichtigt wird.

Ein Unternehmen ist kein Finanzinstitut

Erweitern Kunden regelmäßig und eigenmächtig die Zahlungsziele, so geschieht dies auf die Lasten der Liquidität des Unternehmens und der Ergebnisrechnung. Wird das Unternehmen also durch offene Forderungen die Bank für seine Kunden, dann hat dies zumeist zur Folge, dass die eigene Kreditlinie erweitert werden muss.

Was bedeutet das? Die laufenden Kontokorrentzinsen – umgerechnet auf die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen – von dem Ertrag abzuziehen sind. Zudem darf nicht vergessen werden, dass jede Mahnung, jedes Telefonat und sonstige Aktivitäten zusätzliche Kosten für das Unternehmen bringen.

Die Rechte die Unternehmen haben, wenn ein Kunde nicht zahlt:

• Das Gespräch mit dem Kunden suchen.
• Eine Zahlungserinnerung senden. Ist der Schuldner in Verzug geraten, dann hat das Unternehmen das Recht, Verzugszinsen zu fordern. Laut BGB §288 für Geschäftskunden bei 9% über dem Basiszinssatz.
• Es darf das Mahnverfahren eingeleitet werden. Gesetzlich sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet. Bei Geschäftskunden kann eine Pauschale von 40 Euro für den Verzug verlangt werden.
• Das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Für die Pflichtverletzung kann das Unternehmen von seinem Schuldner laut BGB §288 einen Schadensersatz fordern.
• Es kann gegen den Schuldner Strafanzeige erstattet werden.
• Das Unternehmen kann einen spezialisierten Anwalt einschalten.

In der Regel besteht das Mahnverfahren aus vier Schritten:

• Schriftliche Zahlungserinnerung.
• Mahnung
• Mahnung
• Übergabe-Schreiben an ein Inkasso-Unternehmen oder einen spezialisierten Rechtsanwalt.

Rechnung nicht ausgeglichen – Factoring & die Forderung verkaufen

Zahlt ein Kunde nicht, dann ist das für das Unternehmen mehr als schädlich. Der Zahlungsausfall kann zu finanziellen Engpässen führen und es kann dazu kommen, dass es schwierig wird, die notwendigen Vorleistungen für neue Projekte zu finanzieren. Kommt es zum Extremfall, kann das Unternehmen sogar seine Mitarbeiter nicht mehr bezahlen.

Doch soweit soll es nicht kommen, denn ein Unternehmen sollte niemals von den Zahlungsgewohnheiten der Kunden abhängig sein. Darüber hinaus sind Mahn- und Gerichtsverfahren eine große Belastung für Geschäftsbeziehungen.

Eine gute Alternative ist das Factoring, bei dem die Rechnungen verkauft werden. Damit sind Unternehmen gleichzeitig gegen das Ausfallrisiko abgesichert. Der Vorteil: Der Kunde bekommt nichts davon mit, dass die Rechnung abgetreten wurde.